데이터 백업 루틴 — 무엇을 얼마나 자주 남길까

PRACTICAL CHECKLIST

실무 체크리스트

1. 1주문 내역과 구매자 정보, 상품 마스터 정보와 원가 데이터, 상품 이미지 원본, 리스팅 텍스트, 매입 증빙과 세금 서류, 배송 기록과 클레임 이력입니다. 이 중 이미지 원본과 원가 데이터가 잃었을 때 복구가 가장 어렵습니다. 이미지는 촬영을 다시 해야 하고 원가는 기억에 의존하게 됩니다. 원가 데이터는 특히 중요합니다. 매입가와 부대비용은 시간이 지나면 기억으로 복원할 수 없고, 이 데이터가 없으면 가격 결정과 손익 계산이 불가능해집니다. 상품 마스터를 엑셀로 내려받아 보관하는 것만으로도 큰 보호가 됩니다.
2. 2주문 데이터는 월 1회, 상품과 이미지는 변경 시마다, 회계 자료는 분기 1회가 무난합니다. 저장 위치는 최소 두 곳으로 나누고 그중 하나는 물리적으로 다른 장소에 두세요. 클라우드 하나와 외장 하드 하나면 충분합니다. 클라우드만 쓰면 계정 문제 시 함께 잃습니다. 자동 동기화만 믿지 마세요. 실수로 삭제한 파일이 동기화로 백업본까지 사라지는 경우가 있습니다. 월 1회 스냅샷을 별도 폴더에 복사해두면 이런 상황에서도 복원이 가능합니다. 자동화와 수동 스냅샷을 병행하는 것이 안전합니다.
3. 3백업에 구매자 개인정보가 들어가므로 암호화가 필요합니다. 압축 파일에 암호를 걸고 보관 기간이 지난 백업은 삭제하세요. 백업 파일이 방치된 채 유출되는 사고가 실제로 있습니다. 백업 자체가 새로운 위험이 되지 않게 관리 규칙을 함께 정해야 합니다. 암호는 백업 파일과 다른 곳에 보관하고 담당자 간에 안전한 방법으로 공유하세요. 암호를 잊어버려 백업을 못 여는 상황도 실제로 발생합니다. 암호 관리 도구를 쓰면 이 문제를 대부분 해결할 수 있습니다.
4. 4백업이 있어도 복구가 안 되면 의미가 없습니다. 반년에 한 번 백업 파일을 열어 실제로 데이터가 읽히는지 확인하세요. 압축 손상이나 형식 문제로 못 여는 경우가 실제로 있습니다. 확인에 10분이면 되고 이 10분이 백업 전체의 가치를 보장합니다. 시험할 때는 가장 오래된 백업부터 열어보세요. 최근 것은 대개 문제가 없지만 오래된 파일은 형식 호환성 문제가 생깁니다. 몇 년 뒤에 필요한 데이터일수록 지금 확인해두어야 실제로 쓸 수 있습니다. 시험 결과와 날짜를 간단히 기록해두면 다음 점검 시점을 놓치지 않습니다.