월별 물류비 결산 — 청구서를 검증하는 절차

PRACTICAL CHECKLIST

실무 체크리스트

1. 1자사 출고 기록에는 주문번호, 송장번호, 신고 무게, 신고 치수, 목적지 우편번호, 출고일이 있어야 합니다. 청구서에는 송장번호별 청구 무게와 금액, 할증 내역이 있습니다. 두 파일을 송장번호로 조인하면 대조가 끝납니다. 엑셀 VLOOKUP으로 충분합니다. 출고 기록을 남기는 시점이 중요합니다. 라벨 발행 시점에 자동으로 기록되게 하면 누락이 없지만, 나중에 수기로 정리하면 반드시 빠지는 건이 생깁니다. 시스템에서 자동 저장되는 구조를 먼저 만드는 것이 마감 작업의 전제입니다.
2. 2첫째 신고 무게와 청구 무게의 차이가 0.5kg을 넘는 건, 둘째 송장번호 중복 청구, 셋째 원격지 할증이 붙었는데 목적지가 원격지 목록에 없는 건, 넷째 계약 할인율이 적용되지 않은 건, 다섯째 취소된 출고분이 청구된 건입니다. 이 다섯 가지가 실제로 발견되는 오류의 대부분입니다. 처음 마감을 해보면 예상보다 많은 불일치가 나옵니다. 이는 시스템 문제일 수도 있고 실제 오류일 수도 있으니 유형별로 나누어 확인하세요. 두세 달 하다 보면 반복되는 유형이 좁혀지고 확인 시간도 크게 줄어듭니다.
3. 3청구 무게가 신고 무게보다 크면 미국 허브에서 재측정된 것입니다. 자사 계량이 정확했다면 이의를 제기할 수 있으니 출고 시 저울 사진이나 계량 기록을 남겨두세요. 반대로 자사 계량이 반복적으로 낮게 나온다면 저울 교정이 필요하다는 신호입니다. 어느 쪽이든 데이터가 있어야 판단됩니다. 차액이 특정 상품에 몰려 있다면 그 상품의 표준 포장 치수가 실제와 다를 가능성이 큽니다. 상품 마스터의 치수를 실측값으로 갱신하면 이후 견적과 청구가 일치하게 됩니다. 차액은 오류 신호이자 데이터 정비의 단서입니다.
4. 4총 물류비, 건당 평균 물류비, 매출 대비 물류비 비율, 재측정 차액 발생 건수 네 가지를 매달 기록하세요. 추이가 보이면 이상 징후를 조기에 발견할 수 있습니다. 건당 평균이 갑자기 오르면 상품 구성이 바뀌었거나 할증이 늘어난 것이고 원인을 바로 추적할 수 있습니다. 지표는 표 하나에 열두 달을 나란히 기록하세요. 파일을 매달 새로 만들면 비교가 안 됩니다. 한 장에 누적되면 계절성과 추세가 한눈에 보이고, 요율 협상 자료로도 그대로 쓸 수 있어 활용도가 높습니다.